Cómo hacer reuniones efectivas

Las reuniones son más que importantes, siempre y cuando sepamos sacarle el jugo y hacerlas efectivas. Permiten comunicar la política, los objetivos, resolver problemas, crear oportunidades de mejora, motivar. Sin embargo observo que se pierde tiempo y no son lo provechosas que podrían serlo. Mi profesor en calidad y gestión hace muchos años, me enseñó ésta dinámica de reuniones efectivas y las aplico con excelentes resultados.  Se designan roles entre los integrantes: anotador, cronometrador, facilitador (también una sola persona puede encarnar los tres roles). Se elabora una agenda con temas a tratar y se prepara una “minuta” que es un documento,  en papel o un documento de Word. Hay muchas maneras de hacer una minuta. Personalmente, prefiero hacer tres columnas:  TEMA, CONTENIDOS, RESPONSABLES y TIEMPO. El anotador será el responsable de llevar el registro en la minuta. El cronometrador deberá controlar el tiempo de cada tema y avisar “Miren que tenemos que cerrar, se está pasando el tiempo”. Inclusive al comenzar se puede designar tiempos para cada tema. El coordinador deberá organizar los contenidos, designar responsable para hacer las futuras tareas etc. Es una dinámica infalible, ya que al quedar escrito, ayuda a la memoria y al seguimiento  de los temas. Que cosas resolvieron y que cosas no se resolvieron. En calidad decimos, “Las palabras vuelan, los escritos quedan!”